专家点评 | 进出口贸易合规管理实务要点解析

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作者：上海市汇业律师事务所  高级合伙人  杨杰律师 

          上海市汇业律师事务所  资深律师  王涵律师 

进出口合规管理不同于贸易操作，其核心在于建立一套符合本公司贸易特征的合规机制，理想状态下，只要操作人员严格遵循合规流程从事，就能将实践中的贸易操作风险最小化。合规机制设计不仅需要深谙本企业进出口特点，更要全面把握官方监管政策。然而贸易方式的复杂多样，以及监管政策的隐晦多变，使得该领域内的合规建制颇具挑战，本文根据律师多年合规咨询经验，就贸易合规建设的实务要点进行详细解析：

1、、、首要原则

在进出口贸易活动中，合规、成本、时效往往是评价供应链有效性的根本要素，但是这些要素有时候是互相排斥的，一些在监管领域“擦边球”的操作，往往有利节约成本，提升时效，对待这一现象，企业持有何种态度，是鼓励、默许还是坚决反对？我们认为将合规要素置于成本、时效之上是合规管理得以有效实施的基本前提，这种不容商榷的前提应当作为首要原则以书面方式在企业各类合规文件中申明，使每一位员工了解并贯彻于行动之中。

2贸易特征

现实中贸易合规流程模板很难完全套用，其原因就在于大多数企业进出口贸易特征各不相同。不同产品有不同归类编码、不同贸易方式适用不同税收政策、不同监管条件适用不同管制政策，这些贸易特征导致了贸易风险的多样性。因此，企业合规机制设计的起始不是如何制定程序，而是全面深入的分析本企业贸易特征，在此基础上归纳个性化风险类别，对症下药制定合规机制。

3组织结构

这里的组织结构并非是指合规部门的组织结构，而是与贸易相关部门/职位的协同结构，一份结构清晰的组织结构图能够有效促进贸易合规管理。首先，从贸易形态而言，各环节往往会涉及关务、物流、法务、财务、采购、销售、仓储等多部门，有些环节很难说性质上属于哪个部门的职责，所以企业需结合作业流程、专业知识及信息易获得性等方面综合因素，预先确定贸易活动各环节各层次的职责归属，充分发挥协同效应。其次，一旦发生合规问题，可以追溯合规漏洞发生环节，有针对性的进行改善。第三，员工发现违规问题时，便于了解咨询对象或报告对象。

4合规文件

根据进出口贸易的特点，对于合规文件的制作，需考虑“三个分开”：一是进口合规流程和出口合规流程分开写，虽然进口出口均是跨境贸易，但是监管政策和监管流程有很大不同，比如，同一产品在进口、出口中会涉及不同税制和贸易管制。二是一般性流程与专门流程分开写，一般性流程是产品进出口的通用流程和概括性流程，反映企业进出口活动的总体概貌，有些企业的合规文件就到此为止。但是大多数产品往往有其特别敏感或易发风险的特殊环节，比如需要申领某种许可证件，或者需要保税监管的情形，此时，企业除了在一般性流程中概述外，应当专门建立该环节的合规文件，重点表述相关要求、流程及细节。三是起草者与审核者分开。合规文件应当署名，且起草人应当与审核人分别署名，便于反映文件形成的校对关系，同时明确合规文件责任归属。

5内容更新

合规文件的价值在于确立标准，指导操作，培训员工、明确责任，因此文件内容的正确性非常重要。近年来我国外贸管制及税收政策改革频繁，相关监管条文也随之变更较多，因此合规文件制作并非一劳永逸，有些企业未设立文件更新机制，有些企业每年检查更新一次，对于进出口合规而言，这种做法颇具风险，可能对员工产生误导。企业应当设定专人专职，随时检视相关监管机构的官方网站，获得最新政策资讯，据此启动更新程序，确保文件的合规价值。文件更新程序一般应同于文件建立程序，有具体署名的变更起草人和变更审核人，每次变更要点均应记录，对于重要更新需同时开展培训。

6人员培训

进出口贸易活动具有一定专业性，对于部分员工而言，一份书面合规文件未必能使其明确无误的了解企业合规要求，且文字的抽象性易使不同人产生不同理解，因此，制定、发布合规文件只是一个方面，只有配合人员培训，使合规要求的履行者与合规文件的制作者当面沟通，才能统一理解，消除疑问，将制度价值最大化。另一方面，培训活动应当制作受训人员签到记录，这样既可追踪培训覆盖面，又有利于提高受训者的责任意识。此外，企业应当根据贸易合规活动的需要，结合不同情形或不同对象开展培训，最大程度上使相关人员得到合规要求指导，比如监管政策发生重要变更时，应当结合更新文件的发布及时开展培训；进、出口产品涉及境外贸易管制的，需定期开展供应商、销售商培训；新进员工由于缺乏作业经历，往往容易发生差错，也需及时开展培训。

7留档管理

目前海关可在货物放行或监管结束后三年内对企业进出口活动进行稽查，因此对于进出口贸易相关文件、单证企业应当规定至少保留三年。值得注意的是，通过电子邮件确定的某些实体性决定或确认等，均应规定作为企业留档，定期归入贸易档案，避免因人员离职导致事后情况不明，在监管部门稽查时限于被动。对于监管部门出具的书面意见，更应妥善保存，实践中对于同一产品，在同一监管部门不同地区分支，或同一监管部门不同人员情形下，执法意见可能产生不一致现象。

8文本翻译

一些企业为适应全球合规管理的需要，以外文为基础制作合规文件，然后由外文译成中文，如翻译人员不太熟悉进出口专业知识，往往会导致中文表述文不达意，从而产生误导。合规文件的主要功能在于指导实际操作，而国内企业的基层实际操作者，如果外文水平有限，其根据中文表述所得到的指引就可能在操作中产生问题。我们建议起草者尽量自行翻译中文，或者严格审核中文文本与外文文本的一致性，使合规文件不至因翻译质量减弱其价值和功能。

9代理商指引

需要一定代理商介入是进出口贸易活动的特点，货代、报关代理、报检代理、船代等构成了企业外贸活动的“法律之手”，代理关系的存在，使得企业可能因代理商的差错涉入相关法律责任，因此企业需将代理商纳入合规管理范畴。一方面企业可以向代理商发出合规指引或者签订合作备忘录，明确本企业合规原则及特定要求，指示代理商遵循。另一方面，企业通过对代理活动的复核，评估代理质量，作为后期采购代理服务的质量指标，从而促进代理活动整体合规水平的提高。

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